Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d)

Dein neuer Job im Bereich Engineering, IT & Office. Werde jetzt Teil eines starken Teams!

Für ein etabliertes, international tätiges Technologieunternehmen am Standort Jena suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d).

Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch in turbulenten Situationen den Überblick und liebst es, wenn alles reibungslos läuft? Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, kommunizierst souverän und möchtest mit deinem Engagement den Arbeitsalltag einer Geschäftsbereichsleitung aktiv mitgestalten?

Dann könnte das deine nächste berufliche Herausforderung sein!

Was wir bieten

• Flexible Arbeitszeiten im Sinne einer ausgewogenen Work-Life-Balance
• attraktive Vergütung
• unbefristeter Arbeitsvertrag, 30 Tage Urlaub
• Wertschätzender Umgang und regelmäßige Teamevents
• Mobilarbeit möglich
• Spannende Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten
• Zugang zu prestigevollen Großunternehmen
• Prämienzahlung "Mitarbeiter werben Mitarbeiter" bis zu 1.500 EUR
• VWL
• Welcome Days für neue Mitarbeiter
• corporate benefits, Mitarbeiterrabatte bei über 800 Händlern

Deine Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll

• Management Support: Du organisierst eigenständig das Sekretariat der Geschäftsbereichsleitung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

• Termin- und Reisemanagement: Du koordinierst Termine, pflegst Kalender und organisierst nationale sowie internationale Geschäftsreisen.

• Meeting- und Veranstaltungsorganisation: Du planst Meetings, Workshops, Bereichsveranstaltungen und Besucherprogramme und übernimmst deren professionelle Vor- und Nachbereitung.

• Dokumentenmanagement: Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Berichte und vertrauliche Geschäftsdokumente in deutscher und englischer Sprache.

• Kommunikation und Koordination: Als zentrale Schnittstelle hältst du die Fäden zwischen Führungskräften, Fachabteilungen, Kunden und externen Geschäftspartnern zusammen.

• Administrative Geschäftsprozesse: Du unterstützt Angebots-, Auftrags- und Serviceprozesse und kümmerst dich um Rechnungsprüfungen, Beschaffungen, Datenpflege und Dokumentationen in SAP.

• Projekte und Sonderaufgaben: Du begleitest organisatorische Projekte, unterstützt Onboarding-Prozesse und koordinierst Themen rund um Infrastruktur, Arbeitsschutz und Sicherheit sowie interne Schulungen.

Dein Profil – das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement, als Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens fünf Jahre, in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Koordinationsfunktion mit.

• Du bist es gewohnt, komplexe administrative Abläufe eigenständig zu organisieren und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.

• Du verfügst über sehr gute MS-Office- und SAP-Kenntnisse und bist sicher im Umgang mit digitalen Anwendungen.

• Du kommunizierst souverän und verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Du überzeugst durch Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten.

• Du trittst freundlich, professionell und verbindlich auf und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen.

• Diskretion, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich.

• Du bist flexibel, serviceorientiert und hast Freude daran, gemeinsam mit deinem Team Lösungen zu finden.