Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Dein neuer Job im Bereich Engineering, IT & Office
Werde jetzt Teil eines starken Teams!

Wir suchen ab sofort in Stuttgart eine/n Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d) .

Was wir bieten

• Attraktives Tarifgehalt inkl. Jahressonderzahlung – faire Bezahlung mit regelmäßiger Anpassung über Tarifverhandlungen
• Work-Life-Balance im Fokus – 32 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten/ Arbeitsmodelle sowie Zuschuss zum Wellpass für Sport- und Wellnessangebote für eine gesunde Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben 
• Verkürzte Probezeit – nach nur 3 Monaten voll an Bord
• Karriere & Entwicklung – spannende Aufgaben mit echten Perspektiven zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Prämienprogramm „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ – weil wir wissen, dass gute Empfehlungen Gold wert sind
• Exklusive Chancen – Zugang zu den Hidden Champions der Region und spannenden Projekten in zukunftsstarken Branchen
• Finanzielle Extras – steuerfreier Fahrtkostenzuschuss sowie Unterstützung bei einer Zweitwohnung ab 100 km Entfernung
• Individuelle, schnelle und unkomplizierte Betreuung – direkte Ansprechpartner, kurze Entscheidungswege und eine persönliche, wertschätzende Kommunikation

Aufgaben

• Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache für die Abteilungsleitungen
• Organisation und Koordination von Besprechungsterminen inkl. Raumbuchung und Bewirtung
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings und Arbeitssitzungen
• Erstellung und Prüfung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten in deutscher und englischer Sprache sowie Vereinheitlichung und Aufbereitung von Inhalten aus verschiedenen Quellen
• Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostenverordnung und internen Richtlinien
• Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse im Assistenzbereich
• Prüfung und Freigabe der Zeiterfassungen der Mitarbeitenden zur Sicherstellung einer korrekten Abrechnung
• Zusammenstellung von Projektberichten und Präsentationen sowie Strukturierung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen
• Organisation von Projektbesprechungen und Reviews einschließlich Protokollführung und Kommunikation der Ergebnisse
• Erfassung und Nachverfolgung von Aktivitäten und Arbeitsschritten zur termingerechten Projektabwicklung
• Aufbereitung von Zahlen, Daten und Fakten für das Berichtswesen
• Vertretung der Assistenz der Institutsleitung

Profil