Assistenz Institutsleitung (m/w/d)

Dein neuer Job im Bereich Engineering, IT & Office
Werde jetzt Teil eines starken Teams!

Wir suchen ab sofort in Stuttgart eine/n Assistenz Institutsleitung (m/w/d).

€ 48.000 bis 55.000 in Vollzeit 

Was wir bieten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Tarifgehalt + Jahressonderzahlungen
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten für eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Spannende Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten im Umfeld eines OEM der Sportwagenwelt
• Prämienzahlung "Mitarbeiter werben Mitarbeiter"
• Zugang zu den hidden champions der Region
• Dauerhafte Betreuung sowie kurze Kommunikationswege
• Einfacher und persönlicher Bewerbungsprozess

Aufgaben

• Eigenständige Bearbeitung und Erstellung des internen und externen Schriftverkehrs der Institutsleitung – teilweise in englischer Sprache
• Strukturierte Vorbereitung, Aufbereitung und Bereitstellung von Präsentationen und Unterlagen aus unterschiedlichen Quellen in einheitlicher Form
• Protokollführung bei internen Besprechungen, Abteilungssitzungen und Veranstaltungen
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen inklusive Vor- und Nachbereitung aller relevanten Unterlagen
• Selbstständige Organisation und Abwicklung von Dienstreisen: Terminkoordination, Buchungen, Erstellung von Reiseplänen sowie Reisekostenabrechnung
• Betreuung des Besuchermanagements inklusive Empfang und professionelle Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern
• Erstellung und Pflege von Projektübersichten (z. B. in Tabellenform oder als Mindmaps) zur strukturierten Informationsaufbereitung

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Bürokauffrau/-mann für Bürokommunikation, etc.) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Fundierte administrative und organisatorische Kenntnisse z.B. in der Vorbereitung von Besprechungen, der Terminplanung und -überwachung, etc.
• Sicherer Umgang mit MS Office (z.B. Outlook, Word, PowerPoint und Excel)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Wort/Schrift)
• Kenntnisse im kaufmännischen Bereich z.B. in der Beschaffung von Büromaterial unter Einhaltung der geltenden Regularien von Vorteil 
• Idealerweise bringst du zusätzlich Kenntnisse über und Erfahrung in der Anwendung interner Regularien bzgl. der Beantragung von z.B. Überstundenanträgen, Dienstreisen inkl. deren Abrechnung, etc. mit
• Erfahrung im Sekretariats- und Controllingbereich, Personaladministration (Personalentwicklung) von Vorteil
• Sehr gutes Zeitmanagement und Durchsetzungsvermögen wünschenswert