Assistent Dokumentenmanagement (m/w/d)

Du bringst bereits einschlägige Erfahrungen im Bereich Dokumentenmanagement mit? Dann zeig uns was du kannst!

Wir suchen ab sofort in Jena eine/n Assistent Dokumentenmanagement (m/w/d) .

Was uns besonders macht

• Flexible Arbeitszeiten im Sinne einer ausgewogenen Work-Life-Balance
• attraktive Vergütung
• unbefristeter Arbeitsvertrag, 30 Tage Urlaub
• Wertschätzender Umgang und regelmäßige Teamevents
• Spannende Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten
• Zugang zu prestigevollen Großunternehmen
• Prämienzahlung "Mitarbeiter werben Mitarbeiter" bis zu 1.500 EUR
• VWL
• Welcome Days für neue Mitarbeiter
• corporate benefits, Mitarbeiterrabatte bei über 800 Händlern

Was du bei uns als Dokumentenmanager bewegst

• Pflege der Dokumentationsstruktur und rechtskonforme Nachweisdokumentation (Eigentümerpflichten)
• Erstellung von einheitlichen Dokumentationsvorgaben für REM, einschließlich Dokumentenlenkung unter Beachtung der Standortspezifika
• Erstellen und Aufrechterhalten einer digitalen und revisionssicheren Ablagestruktur für das Contract Management
• Schaffung von Prozesstransparenz
• Überwachung der gesamten Dokumentationsprozesse durch Koordination intern beteiligter Stakeholder (ENG, Service, Change Control, AG-Funktionen)
• Pflege und Weiterentwicklung der eingesetzten Software (Teilnahme an überregionalen Arbeitsgruppen)
• Mitwirken bei Optimierungsprozessen innerhalb der REM-Organisation (Ablaufoptimierungen)
• Durchführung von internen REM-Schulungen zum Nachweismanagement
• Steuerungsprozesse: Überwachung und Pflege der für REM relevanten CSOP´s/SSOP´s
• Mitwirken bei internen Audits (Interne Audits, Versicherungsaudits, Sicherheitsaudits-Begehungen, Qualitätsbegehungen)
• Supportfunktion als Unterstützung des Head of Cluster (Erstellung von Präsentationen, Protokollierungen, abrechnungsrelevante Aufgaben, Terminorganisationen)

Das zeichnet dich als Dokumentenmanager aus

• Du hast eine mindestens 3-jährige Berufsausbildung mit der Qualifikation Facility – oder Immobilienmanagement oder Abschluss als Bachelor im o.g. Bereich absolviert
• Darüber hinaus besitzt du eine 3-jährige einschlägige Berufserfahrung
• Du verfügst über erweiterte Kenntnisse im Bereich Dokumentenmanagement
• Du besitzt Grundkenntnisse im Umgang mit einer CAFM-Software
• Du verfügst über eine eigenständige Arbeitsweise und ein hohes Maß an Flexibiltät
• Verantwortungsbewusstes und nachhaltiges Handeln